“Als je niet kunt omschrijven in een proces over wat je aan het doen bent, weet je niet wat je doet.”

– W. Edwards Deming –

Je workflow voor contractonderhandelingen

Een workflow voor contractonderhandelingen is het stapsgewijze proces van het verplaatsen van een juridisch contract door het onderhandelingsproces van een bedrijf. Elke stap heeft specifieke vereisten waaraan voldaan moet worden voordat het document doorgaat naar de volgende stap. Hier leest je hoe je het goed kunt doen.

Wat is een workflow voor contractonderhandelingen?

Nu naar verwachting zal meer dan de helft van de bedrijfsuitgaven tegen 2025 naar de Cloud verschuiven, hierdoor is het meer dan ooit noodzakelijk om grip te hebben over hoe uw bedrijf omgaat met het proces van contractonderhandelingen.

Elke stap van de workflow heeft specifieke vereisten waaraan moet worden voldaan voordat het document doorgaat naar de volgende stap. Deze stappen worden meestal bijgehouden via software waarmee gebruikers op verschillende momenten in het proces bewerkingen en opmerkingen kunnen aanvragen bij andere betrokkenen.

Waarom is zo’n workflow belangrijk?

Workflows voor contractonderhandelingen zijn om twee redenen essentieel voor bedrijven:

Ten eerste maken workflows het voor werknemers veel eenvoudiger om hun werkbelasting te beheren. Een workflow stelt hen in staat om te zien in welke fase van het onderhandelingsproces elke prospect zich in hun pijplijn bevindt, welke taken ze moeten voltooien en wie er nog meer bij dat proces betrokken moeten zijn. Workflows helpen niet alleen stress te verminderen, maar ze besparen ook tijd door het aantal e-mails te verminderen dat moet worden verzonden bij het opsporen van documenten en het krijgen van feedback van anderen.

Ten tweede stellen workflows voor contractonderhandelingen bedrijven in staat om georganiseerd te blijven, zelfs wanneer ze meerdere contracten tegelijk maken. Bedrijven met honderden of duizenden documenten die op een bepaald moment circuleren, kunnen gemakkelijk uit het oog verliezen welke versie van een document actueel is of waar een bepaald document zich in zijn voortgang bevindt. Een workflow zorgt ervoor dat alles op schema blijft en je er controle over hebt.

Wat maakt zo’n workflow uniek?

Werkstromen voor contractonderhandelingen zijn vergelijkbaar met werkstromen voor contractgoedkeuring en -verlenging. Wat hen uniek maakt, zit in de naam: onderhandelingen. Als je een bedrijf bent dat zich vaak in een onderhandelingsfase van meerdere contracten bevindt, moet je een workflow hebben om op de hoogte te blijven.

Het hebben van een workflow maakt het mogelijk om bij te houden of veel contracten tegelijk worden besproken, zodat er niets door net glipt en je als een professional op de hoogte kunt blijven van je bedrijf. Het hebben van een specifiek werkproces kan ook helpen het risico op fouten of vergissingen te minimaliseren en het maakt het gemakkelijk om anderen alleen bij specifieke aspecten van een onderhandeling te betrekken wanneer je ze nodig hebt.

Hoe bereid je je voor op een contractonderhandeling?

Hoe bereid je je voor op een zakelijke contractonderhandeling? Een goede gewoonte is om een kort, gericht document te maken dat drie tot vijf van je belangrijkste problemen opsomt, samen met de redenering erachter. Dit zal je helpen op het goede spoor te blijven en te voorkomen dat u op een zijspoor raakt door andere zorgen.

De volgende stap is om te beslissen over je grenzen. Besluit bijvoorbeeld dat als je niet 50 procent krijgt van wat je vraagt, het niet de moeite waard is om de deal te doen. Of als ze je niet 50 procent geven van wat je vraagt, loop je weg van de deal. Door van tevoren te beslissen wat acceptabel is en wat niet, ben je beter voorbereid voor als de boel verhit raakt.

Wat heb je nodig voor een contractonderhandeling?

Het eerste wat je nodig hebt is tijd. Het is heel moeilijk om rationele beslissingen te nemen als je niet genoeg tijd hebt. Dus als je tegen een deadline aanloopt, kun je het beste indien mogelijk om uitstel vragen. Zo niet, dan is het misschien het beste om te wachten tot je het contract je volledige aandacht kunt geven.

Het tweede is onderzoek. Voordat je begint met onderhandelen, weet je wat je doelen zijn en begrijp je de positie van de andere partij zo goed mogelijk. Dit stelt je in staat om gemeenschappelijke grond te vinden en gebieden te markeren waar er onenigheid of twistpunten kunnen zijn.

Hoe onderhandel je een contract?

Wanneer u onderhandelt over een contract, is het belangrijk om uw verwachtingen te managen. Niet alles is bespreekbaar.

In veel gevallen zijn er bepaalde termen die niet onderhandelbaar zijn. Dat wil zeggen, de andere kant zal niet bereid zijn om hun standpunt over deze items te veranderen.

Om te beslissen wat je wel en niet kunt onderhandelen, kijk je eerst naar de zaken die voor jou het belangrijkst zijn en kijk je of ze bespreekbaar zijn. Als ze niet onderhandelbaar zijn, ga dan verder; als ze bespreekbaar zijn, bepaal dan hoe sterk je erover denkt.

Bijvoorbeeld:

Voorwaarden waarover onderhandeld kan worden, zijn onder meer leveringsdatum, prijs, specificaties en formaat.

Voorwaarden die minder waarschijnlijk verhandelbaar zijn, zijn onder meer vrijwaringsverplichtingen of intellectuele eigendomsrechten.

Als er kritieke voorwaarden in de overeenkomst staan die niet onderhandelbaar zijn en waar je niet mee kunt leven, is het misschien het beste om weg te lopen van de deal in plaats van een contract te ondertekenen dat onaanvaardbare voorwaarden bevat.

Hoe kun je zo’n workflow instellen en optimaliseren?

Elke fase van het onderhandelingsproces heeft zijn eigen takenpakket, maar soms reiken de afdelingsverantwoordelijkheden verder dan één fase. Vergeet niet dat een workflow voor contractonderhandelingen een reeks processen is die tijd en middelen vereisen, ze moeten dus waar mogelijk worden geoptimaliseerd.

Hier volgen twee tips voor het optimaliseren van uw onderhandeling workflow:

Stel een volg-registratiesysteem in voor uw contracten. Dit kan zo eenvoudig zijn als het gebruik van Outlook of Gmail, maar als je over veel contracten tegelijk onderhandelt, kan het helpen om een speciaal systeem te hebben waarmee je meerdere documenten tegelijk kunt volgen.

Zorg ervoor dat alle betrokken partijen weten waar ze de documenten kunnen vinden die ze moeten ondertekenen en wat er van hen wordt verwacht. Het bewaren van alle documenten op een centrale, speciale locatie zorgt ervoor dat niemand verdwaalt wanneer het tijd is om deel te nemen aan het onderhandelingsproces of om iets te onderzoeken dat van vitaal belang is.

Als gevolg hiervan zul je merken dat een sterke workflow voor contractonderhandelingen ervoor zorgt dat alles soepel en zonder frustratie verloopt – elke overeenkomst wordt nauwkeurig gedocumenteerd en elke partij is tevreden met de voorwaarden.

De beste werkwijze voor je workflow

Contractonderhandelingen kunnen een tijdrovend en moeizaam proces zijn, vooral als het gaat om grote, complexe deals. Het stroomlijnen van je workflow en het proces om je contracten te laten ondertekenen – is van cruciaal belang voor het verhogen van de productiviteit en het opschalen van je bedrijf terwijl je de risico’s beperkt.

Je bent altijd op zoek naar manieren om het proces makkelijker te maken. In de loop der jaren heb ik verschillende werkwijze en manieren ontdekt om veelvoorkomende valkuilen te vermijden.

1. Maak solide sjablonen

Je contracten moeten worden voorbereid met behulp van consistente opmaak over de hele linie. Dit helpt verwarring bij belanghebbenden te verminderen, wat van cruciaal belang is wanneer je onderhandelt.

Contracten moeten ook de stem en toon van je organisatie weerspiegelen, waardoor je partners het vertrouwen krijgen dat ze met een professioneel bedrijf werken.

Mocht je dit lastig vinden, online kun je geweldige templates vinden.

2. Neem een duidelijk goedkeuringsproces op

Hoewel het misschien voor de hand liggend lijkt, heeft elk contract dat je bedrijf maakt een goedkeuringsproces nodig dat gemakkelijk te volgen is. Het goedkeuringsproces moet zo eenvoudig mogelijk zijn om ervoor te zorgen dat er geen vertragingen zijn als gevolg van verwarring over het aftekeningsproces.

Het is belangrijk om met alle belanghebbenden verwachtingen te stellen over hoe lang het goedkeuringsproces zal duren, zodat iedereen op dezelfde pagina staat tijdens de onderhandelingen. Bovendien moet je transparant zijn over wie betrokken is bij het goedkeuringsproces en waarom ze de definitieve aftekenbevoegdheid hebben.

Het is ook een goed idee om te overwegen om bepaalde contracten te laten goedkeuren door juridische teams voordat je ze ter ondertekening verzendt.

Welke optie je ook kiest voor je workflow, het is belangrijk om het proces aan te passen aan je behoeften. Je kent je eigen bedrijf immers het beste en kunt daardoor de beste workflow voor contractonderhandelingen voor je bedrijf creëren. Het belangrijkste is dat de workflow bestaat; jezelf tijd, geld en onnodige stress gaat besparen. Op deze manier zullen je onderhandelingen soepeler verlopen, met nauwkeurigere resultaten en duidelijke verwachtingen voor alle betrokkenen.